Tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu cấp xã và Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

Ngày 03/7/2024, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Công văn số 1831/UBND-NC về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu cấp xã và Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

Theo đó, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện một số nội dung sau:

- Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã:

+ Tiếp tục phổ biến, quán triệt các quy định của pháp luật, các kế hoạch, văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao hơn nữa nhận thức, ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức  cấp  xã đối với công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của  Đảng ủy, HĐND, UBND cấp xã và công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh;

+ Tổ  chức thực hiện nghiêm túc, hiệu quảviệc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của Luật Lưu trữ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; Quyết định số 60/2021/QĐ-UBND ngày 26/8/2021 của UBND tỉnh về Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hưng Yên; Chỉ thị số 22/CT-UBND ngày 14/10/2020 của Chủ tịch UBND tỉnh về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh Hưng Yên; các kế hoạch hằng năm và văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh, văn bản hướng dẫn của Sở Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ;

+ Chậm nhất đến hết  ngày 31/12/2025, UBND cấp xã phải chỉnh lý dứt điểm hồ sơ, tài liệu của Đảng ủy, HĐND và UBND cấp xã được hình thành từ năm 2015 trở về trước hiện đang tồn đọng, tích đống tại cơ quan, tổ chức mình; chủ trì, phối hợp với Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính thuộc UBND huyện, thị xã, thành phố rà soát, thống kê, lập kế hoạch và dự toán kinh phí chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tại UBND cấp xã hiện còn bó gói, tồn đọng theo quy định, trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định;

+ Bố trí đủ phòng, kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau khi thực hiện chỉnh lý theo đúng quy định của pháp luật; chủ động, kịp thời mua sắm trang thiết bị, phương tiện bảo quản phục vụ công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật;

+ Trường hợp cấp xã sáp nhập địa giới hành chính thì Chủ tịch UBND cấp xã  phải có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện quản lý hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định tại Điều 24 Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật có liên quan về văn thư, lưu trữ;

+ Nghiêm túc sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, gồm: quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử;

+ Cử đi đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng về văn thư, lưu trữ đối với công chức được giao làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn theo quy định;

+ Báo cáo kết quảcông tác triển khai thực hiện các quy định của Trung ương, của  tỉnh về công tác văn thư, lưu  trữ và kết quả chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống theo  yêu cầu tại Công văn này, gửi SởNội vụtrước ngày 15/12 hằng năm để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh theo quy định.

- Giao Sở Nội vụ: Thường xuyên rà soát, tham mưu UBND tỉnh ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung các quy định về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành để áp dụng thống nhất tại các cơ quan, đơn vị, địa phương; hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; phổ biến, hướng dẫn, tập huấn, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh;  đặc biệt chú trọng tập huấn, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức cấp xã nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cấp xã; theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc UBND các huyện, thị xã, thành phố tổ chức thực hiện  nghiêm túc nội dung chỉ đạo của UBND tỉnh tại Công văn này; tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh  kết quả thực hiện để kịp thời chỉ đạo.

Nội dung chi tiết tại Công văn số 1831/UBND-NC.