Hướng dẫn thực thi Công ước La Hay về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài

Ngày 23/7/2026, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 5/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille).

Nghị định quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ công của Việt Nam; việc tiếp nhận, sử dụng tại Việt Nam giấy tờ công đã được cấp chứng nhận Apostille của quốc gia thành viên Công ước; đồng thời quy định việc xác minh chứng nhận Apostille và quản lý nhà nước trong thực thi Công ước.

Theo Nghị định, chứng nhận Apostille là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc của quốc gia thành viên Công ước Apostille cấp nhằm xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, bao gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ công (nếu có).

“Giấy tờ công” là giấy tờ, tài liệu được lập dưới dạng bản giấy hoặc dữ liệu điện tử bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền theo pháp luật của nước nơi giấy tờ được lập, trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo pháp luật của nước đó, bao gồm: giấy tờ do cơ quan hoặc người có thẩm quyền thuộc tòa án hoặc cơ quan tư pháp lập; giấy tờ hành chính; văn bản công chứng; chứng nhận chính thức trên giấy tờ được ký với tư cách cá nhân.

“Cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille” là cơ quan do Quốc gia thành viên Công ước chỉ định theo quy định của Công ước để cấp chứng nhận Apostille; trong Nghị định này bao gồm cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và của Quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam.

“Chứng nhận Apostille điện tử (e-Apostille)” là chứng nhận Apostille được cấp dưới dạng dữ liệu điện tử, được ký bằng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật quy định tại khoản 3 Điều 20 Nghị định này.

“Hệ thống thông tin phục vụ công tác cấp và quản lý chứng nhận Apostille” là hệ thống thông tin nghiệp vụ do Bộ Ngoại giao xây dựng, quản lý và vận hành để phục vụ việc tiếp nhận, xử lý, cấp, lưu trữ, tra cứu và xác minh chứng nhận Apostille (sau đây gọi là Hệ thống thông tin Apostille).

“Kho quản lý dữ liệu điện tử về chứng nhận Apostille” (sau đây gọi là Kho dữ liệu) là thành phần của Hệ thống thông tin Apostille, dùng để lưu trữ, tra cứu và xác minh thông tin về chứng nhận Apostille đã cấp, được xây dựng, quản lý, vận hành và bảo đảm an toàn dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về dữ liệu và pháp luật về an ninh mạng.

“Sổ đăng ký điện tử (e-Register)” là giao diện tra cứu trực tuyến công khai của Kho dữ liệu, cho phép xác minh tính xác thực của chứng nhận Apostille theo quy định của Công ước.

Nghị định quy định, chứng nhận Apostille xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ công (nếu có).

Chứng nhận Apostille không xác nhận nội dung, hình thức của giấy tờ công.

Giấy tờ công của Việt Nam được cấp chứng nhận Apostille theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân để sử dụng tại Quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam. Việc cấp chứng nhận Apostille là không bắt buộc nếu giấy tờ công đó được miễn hoặc không yêu cầu chứng nhận, xác thực theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên hoặc theo pháp luật, thực tiễn đang được áp dụng tại nước nơi giấy tờ được sử dụng. Việc cấp chứng nhận Apostille không thay thế việc công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật trong trường hợp giấy tờ công đó được sử dụng tại Việt Nam.

Để được sử dụng tại Việt Nam, giấy tờ công của Quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam phải được cấp chứng nhận Apostille, trừ giấy tờ bị từ chối theo quy định tại Điều 26 Nghị định này hoặc trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên hoặc pháp luật và thực tiễn tại Việt Nam có quy định miễn hoặc không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thủ tục chứng nhận khác đối với loại giấy tờ đó.

Giấy tờ công của Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài và giấy tờ công của nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam được chứng nhận theo các hình thức sau đây:

a) Chứng nhận Apostille theo quy định tại Nghị định này, áp dụng đối với giấy tờ công lưu thông giữa Việt Nam và Quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam;

b) Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, áp dụng đối với giấy tờ công lưu thông trong quan hệ với quốc gia không phải là Quốc gia thành viên Công ước;

c) Trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định đơn giản hơn hoặc miễn yêu cầu chứng nhận, xác thực giấy tờ công so với hình thức quy định tại điểm a hoặc điểm b khoản này, quy định của điều ước quốc tế đó được ưu tiên áp dụng.

Giấy tờ công đã được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự vẫn được cấp chứng nhận Apostille để sử dụng tại Quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam và ngược lại.

Trường hợp Quốc gia thành viên Công ước phản đối việc gia nhập của Việt Nam hoặc ngược lại theo quy định tại Điều 12 Công ước, Công ước Apostille không có hiệu lực giữa hai nước; giấy tờ công lưu thông giữa hai nước thực hiện theo quy định tại điểm b nêu trên.

Nghị định quy định cụ thể các loại giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille.

Theo đó, nhóm thứ nhất là các giấy tờ do cơ quan hoặc người có thẩm quyền trong hoạt động tố tụng, thi hành án lập, ban hành hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật qua các thời kỳ. Nhóm này bao gồm bản án, quyết định, văn bản tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra; các quyết định, biên bản, văn bản của cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án hình sự; vi bằng và các văn bản khác do Thừa phát lại, Thừa hành viên lập khi thực hiện nhiệm vụ.

Nhóm thứ hai là các giấy tờ hành chính do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật, gồm giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi; phiếu lý lịch tư pháp; văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kết quả học tập, nghiên cứu; giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa và các giấy tờ y tế khác; cùng các giấy tờ hành chính khác do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được Nhà nước phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp hoặc chứng nhận.

Ngoài ra, Nghị định còn quy định văn bản công chứng theo pháp luật về công chứng qua các thời kỳ, bao gồm hợp đồng, giao dịch, bản dịch và bản sao đã được công chứng; văn bản chứng thực theo quy định của pháp luật về chứng thực như chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch, chứng thực hợp đồng, giao dịch cũng thuộc phạm vi được cấp chứng nhận Apostille.

Bên cạnh đó, các giấy tờ công khác do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật cũng thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille, trừ các trường hợp pháp luật quy định không thuộc diện được cấp.

Nghị định cũng quy định rõ các trường hợp không thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille, bao gồm giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của Việt Nam lập, cấp trong quá trình thực hiện chức năng ngoại giao, lãnh sự; giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan, trừ trường hợp được quy định; giấy tờ không do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận theo chức năng, nhiệm vụ và chưa được công chứng, chứng thực; giấy tờ công do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc chứng nhận.

Về thủ tục thực hiện, Nghị định quy định hai phương thức nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille. Người có yêu cầu có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc thông qua dịch vụ bưu chính; hoặc nộp hồ sơ trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc thông qua Ứng dụng định danh quốc gia.

Nghị định số 293/2026/NĐ-CP quy định Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam.

Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định cụ thể cơ quan trực tiếp thực hiện việc cấp chứng nhận Apostille (Cơ quan cấp Apostille), đồng thời quy định tiêu chí, điều kiện và lộ trình phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định của pháp luật về tổ chức Chính phủ và pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương.

Nghị định cũng quy định rõ trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khi được phân cấp thực hiện nhiệm vụ cấp chứng nhận Apostille.

Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 11 tháng 9 năm 2026.