Quy định về xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư

Ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV về việc quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

​Thông tư này quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; áp dụng đối với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014; khuyến khích các cơ quan, tổ chức khác và cá nhân áp dụng các quy định tại Thông tư này.

Việc quản lý văn bản đến trong các cơ quan Nhà nước và các doanh nghiệp Nhà nước phải bảo đảm yêu cầu: Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống; số đến của một văn bản đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến của cơ quan, tổ chức; xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ; xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản; giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định.

Việc quản lý văn bản đi trong các cơ quan Nhà nước và các doanh nghiệp Nhà nước phải bảo đảm yêu cầu: Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống; số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức; xác nhận văn bản đi đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết; bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, trừ yếu tố thể thức về ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư này.

Việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Văn thư cơ quan có trách nhiệm:  Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; Phải trực tiếp ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; Chỉ ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa.

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành có chức năng quản lý hồ sơ điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức phải bảo đảm quản lý văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức đúng quy định; bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng theo quy định của pháp luật hiện hành; bảo đảm phân quyền cho các cá nhân truy cập và Hệ thống; bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy của tài liệu, dữ liệu lưu hành trong Hệ thống.

Thông tư có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/03/2019.

Hungyen.gov.vn